Eu já falei várias vezes sobre os benefícios da organização, certo? Mas, às vezes, parece que ela está relacionada apenas ao que está visível aos nossos olhos. Uma parte muito importante, e que às vezes ignoramos, é como organizar documentos.

Você tem mantido algum padrão na hora de guardá-los ou estão espalhados por diferentes ambientes da sua casa? Se precisasse de algo específico, saberia onde encontrá-lo e esse processo seria bem rápido?

Foi pensando em te ajudar sobre como organizar documentos que preparei as orientações deste post. Listei as melhores práticas para manter informações importantes bem organizadas e de fácil acesso. Saiba mais a seguir:

Por onde começar a organização de documentos?

Antes de mais nada, é preciso separar o que deve ser guardado do que não precisa. Portanto, tire tudo o que não for necessário e faça o devido descarte.

Alguns documentos contam com um prazo de validade. Normalmente, recomenda-se manter os comprovantes por cerca de 6 anos (5 anos + o ano fiscal). 

Documentos que devem ser guardados por 1 ano:

• extratos do banco e do cartão de crédito;
• seguros.

Documentos que devem ser guardados por 6 anos:

• IPTU;
• IPVA;
• comprovantes de Imposto de Renda;
• comprovantes de pagamentos das contas de água, luz e serviços como TV a cabo, internet, telefonia etc.;
• comprovantes de pagamento do cartão de crédito;
• comprovantes do pagamento do aluguel;
• comprovantes do pagamento de mensalidade escolar ou cursos.

Documentos que não podem ser jogados fora:

• certidões;
• passaporte;
• carnês do INSS;
• holerites;
• testamento.

Em caso de dúvidas, é indicado pesquisar a especificidade de cada tipo. Assim, não joga fora algo por falta de conhecimento.

Como organizar documentos?

Separe por categorias

Um dos principais pontos da organização é facilitar a identificação e a perda de tempo ao procurá-los. Portanto, quanto mais puder especificar, melhor.

Crie categorias para separar os documentos, por exemplo:

• saúde;
• documentos pessoais;
• veículos;
• imóveis;
• seguros;
• impostos;
• condomínio;
• finanças;
• escolares;
• viagens;
• trabalho;
• animais de estimação.

Na hora que estiver com os documentos em mãos, observe quais categorias são importantes para você e vá criando os grupos.

Avalie o tempo que precisa ser guardado

Aapós a definição de categorias, organize cada uma delas por ordem de tempo de validade. Assim, quando chegar a hora, você sabe quais papéis pode descartar, pois não são mais necessários.

Use um acessório para organizar os itens

Pastas e caixas organizadoras são indispensáveis na organização de documentos. São diversos os modelos encontrados e você deve optar por aquele que se encaixa melhor nas suas possibilidades. 

Pense no tamanho necessário, onde você vai guardar os documentos, a quantidade, dentre outros aspectos. Não se esqueça de colocar uma identificação no que escolher.

Documentos digitais também devem ser organizados, ok? Em seu computador, crie pastas específicas para cada um deles.

Defina o local para guardá-los

Depois de organizar os documentos é a hora de estabelecer onde eles ficarão. Alguns que não são usados com tanta frequência podem ficar em locais altos ou no escritório. Se tiver uma despensa, pode considerar deixá-los lá em caixas.

Para certidões e passaportes, que podem ser necessários mais vezes, considere um ambiente que seja de fácil acesso, como o próprio escritório ou um espaço do seu quarto.

Agora que você já sabe como organizar documentos, me conta: qual outro item tem dificuldade de manter em ordem? Deixe a sua experiência aqui nos comentários!

Beijos e abraços,

Camy Scotti